Каждому из нас приходилось бывать в приемных руководителей различного ранга. И куда бы мы ни пришли, в первую очередь нас встречает секретарь. Мне по работе часто приходится встречаться с представителями этой профессии, и хочу сказать сразу – все они очень разные.

Помню, однажды по делам я зашла в приемную учреждения, которое тогда называлось МУП ОЖХ. За секретарским столом сидела приятного вида блондинка, отвечая на звонки, выписывая справки, общаясь с посетителями, что-то докладывая руководителю. В приемную входили и выходили люди, всем она доходчиво давала объяснения, одних провожала на прием, других записывала в журнал, успевая при этом печатать на компьютере. И все это – четко и с улыбкой.

С того времени Надежда Ульяновна Колчина совсем не изменилась. Та же приятная внешность, четкость, собранность, та же улыбка. Только предприятие именуется уже по-другому - «Сити-Сервис».

- Наша профессия – это не только чай подавать, – смеется Надежда Ульяновна на мой вопрос, как у нее на все хватает времени. – Успеваю благодаря своей установке: у меня есть дело, и мне надо его выполнить, так что в течение дня на месте практически не сижу. Помимо основных обязанностей веду табелирование работников, выполняю работу инспектора по работе с населением, то есть, по сути, совмещаю две должности. Исполняющая обязанности руководителя Елена Николаевна Бобровская требует от своих сотрудников четкости и профессионализма. Надеюсь, что я соответствую этому требованию.

Надежда Ульяновна начала трудовую деятельность с октября 1995 года в Горжилкомхозе, где ей предложили секретарскую должность.

– Вначале я всего боялась, сидела тихо, приглядывалась, вникала в работу. Поняла, что необходимы дополнительные знания, и после 8-часового рабочего дня стала посещать секретарские и компьютерные курсы, хотя дома ждали муж и два сына, которым тоже хотелось внимания. Работа достаточно сложная: секретарь – прямой помощник руководителя, а это и большие обязанности, и большая ответственность. Приходится часто общаться с людьми: человек приходит со своей проблемой, и моя задача – выслушать его и помочь.

Посетители бывают разные

Посетители бывают разные, кто-то спокойно говорит и выслушивает, а кто-то выходит из себя. Иногда бывает, что пришедший уже на первом этаже начинает громко возмущаться и не утихает, даже поднимаясь по лестнице и проходя в приемную. Я все это слышу и внутренне готовлюсь к его приходу. Выслушаю, успокою, потом начинаю объяснять, что и как. В таких условиях подготовка и печать материалов на компьютере – почти отдых. Конечно, повышенный тон и негативное отношение не могут не действовать на нервы. Иногда прихожу домой «как выжатый лимон»: легче, наверное, весь день отработать с машиной, чем с живыми посетителями. Но я человек действия, и потому начала изучать литературу по психологии общения, ведения переговоров.

За время работы секретарем мне довелось работать с разными руководителями. Моя задача – оперативно выполнять их требования, сообщать о важных звонках и встречах, координировать работу так, чтобы и доложить о необходимом, и лишний раз не отвлекать от дела. Были, конечно, и сложные моменты, но я решила для себя так: на работе нужно выполнять свой круг обязанностей, отодвигая все остальное и абстрагируясь от эмоций. Что бы я ни чувствовала, окружающие не должны замечать мое настроение. Секретарь – лицо организации, он всегда должен быть в тонусе, грамотен и аккуратен, должен любить труд и уметь все делать быстро. Я вообще люблю работать быстро, не отставляя все на потом, и выполнять свои обязанности, что бы ни случилось. Профессионализм – это самое главное.

Очень личное

Очень жаль бывает пожилых одиноких людей. Бывает, приходит бабушка с просьбой, сама еле идет, но все услуги со своей мизерной пенсии оплачивает. Смотрю на ее натруженные руки и беру ее проблему на личный контроль – не важно, моя это компетенция или не моя.

Самый тяжелый день – четверг, день работы с должниками. Часто это трудные семьи, где люди выпивают, не работают, не оплачивают услуги. Но ведь все люди, со всеми можно найти общий язык, поэтому я стараюсь вести диалог с каждым человеком. Скоро начнется напряженный период, связанный с запуском отопления – в такие дни телефон ежеминутно просто разрывается. Надо сохранять спокойствие и разъяснять ситуацию, объяснять, что тепло дадут всем. Умение слушать и слышать – одно из главных качеств секретаря. Я всегда успокаиваю посетителя перед его встречей с руководством по какому-либо вопросу, предлагаю присесть, что-нибудь спрашиваю, объясняю, что бояться нечего. У секретаря всегда должна быть улыбка на лице: доброжелательность и открытость – это самое важное.

Я не приношу рабочие проблемы домой, как и домашние – на работу. На это должна быть четкая установка. Дома я очень люблю выращивать цветы – это меня успокаивает. Недавно получила водительские права, сейчас с удовольствием вожу машину. Муж работает в Москве в Министерстве обороны и часто ездит в командировки по воинским частям, сейчас как раз находится на границе Китая и Манчжурии. Сыновья работают в банке, оба женаты, радуют меня внучками: одной три года, другой четыре.

Я бы хотела поздравить всех секретарей города с праздником, особенно секретарей родственных предприятий системы ЖКХ. И пожелать всем поменьше стрессов, больше терпения, доброжелательности, чтобы вас уважали не только руководители, но и люди, с которыми вы общаетесь.

Ольга Сергеева